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I costi di gestione dello studio dentistico


I COSTI DI GESTIONE DELLO STUDIO DENTISTICO

In uno studio dentistico, esattamente come in ogni altra azienda, si riconoscono due grandi capitoli di spesa: i costi di gestione e i costi di produzione.

Sono costi di gestione tutti quelli scollegati dal prodotto cura, ma non per questo eludibili, per esempio:
• Segreteria, cancelleria, telefonia, software, (…)
• Dipendenti addetti alla segreteria, tasse, (…)
• Marketing, sistema di qualità, commercialista, (…)

I costi di gestione sono costi del tutto scollegati dalla produzione di una cura ma sono ineludibili perché costituiscono una delle maggiori componenti del nostro servizio.

A partire dagli anni ’60, quando i bisogni di gestione erano praticamente insignificanti, la spesa sostenuta per la gestione dello studio dentistico è lievitata da quasi zero fino a superare la soglia del 30% dei costi annuali.
Si tratta di un costo divenuto così importante che risulta rischioso sottovalutarlo o prenderlo alla leggera.

Poiché le spese di gestione sono una spesa improduttiva ma inevitabile, la domanda che dobbiamo porci è la seguente: come possiamo fare per rendere più sostenibile questa spesa?

Ci sono due soli modi: o si riduce a monte tagliando certi costi o si aumentano le ore di produzione.
Ridurre la spesa significa rifarsi alla prima e alla seconda legge, aumentare le ore di produzione significa saturare le sale operatorie e aumentare l’efficienza degli operatori. Infatti che le sale operatorie siano piene o vuote, i costi di gestione dello studio dentistico sono uguali. È come l’affitto di una casa: che tu ci stia dentro oppure no, va pagato comunque.

Sono costi di produzione tutti quelli direttamente collegati alla realizzazione del prodotto cura:
• Personale assistente
• Collaboratori
• Odontotecnico
• Materiali di consumo
• Utenze destinate alla produzione

In questo caso parliamo dei costi effettivamente sostenuti dal “reparto” produzione, cioè dall’area clinica.

Il concetto più complicato da comprendere ora è che una cura, qualunque essa sia, ha due componenti precise del suo costo:

a- Una componente è ovvia e intuitiva, cioè i materiali utilizzati per produrla, per esempio:
• Protesi odontotecniche
• Impianti e componentistica implantare
• Compositi, amalgama, (…)
• Guttapercha, blocchetti CEREC, (…)
• Membrane
• Apparecchi ortodontici
• Collaboratori a partita IVA, (…)
(I puristi parlano di costi diretti, cioè che entrano direttamente nel prodotto, come nel caso del costo di una corona che fa parte di una riabilitazione protesica).

b- L’altra parte del costo è, invece, collegata alle attività, alle persone e ai materiali che servono per realizzarla come:
• Personale assistente.
• Ammortamento attrezzature destinate alla clinica.
• Ammortamento attrezzature destinate alla diagnostica.
• Monouso, (…)
(In questo caso, i puristi parlano di costi indiretti di produzione perché sono collegati indirettamente al prodotto).
Nonostante vi sia un’apparente complessità in questa suddivisione, essa consente di fare valutazioni molto comode.

Ogni ora destinata alla cura (tempo MIB) deve coprire la sua quota di costi di gestione e la sua quota di costi di produzione. Questi ultimi a loro volta suddivisi in costi diretti e costi indiretti.



* MIB=Mani In Bocca



Esempio.

Ogni volta che teniamo per un’ora le mani in bocca a un paziente sosteniamo tre differenti tipi di costo: un costo orario di gestione (il costo per poter tenere aperto lo studio), un costo orario di produzione e il costo vivo dei materiali utilizzati per la cura (costi diretti).

Faccio ora un esempio con numeri di comodo supponendo di voler realizzare una corona ceramica in più appuntamenti che complessivamente impegnino per tre ore di lavoro mani in bocca (MIB).

• Se il costo orario di gestione di uno studio è di 50€ (significa che la segretaria, la cancelleria, il software, ecc. costano 50€ l’ora),
• Se il costo orario di produzione (detto anche costo indiretto di produzione) è di 50€ (significa che l’assistente, il monouso, ecc. mi costano 50€ l’ora),
• Se una corona ceramica ci viene addebitata dal nostro odontotecnico al costo di 300€ (costo diretto),
• Se il provvisorio ci viene addebitato dal nostro odontotecnico al costo di 75€ (costo diretto),
Possiamo determinare esattamente cosa ci costa realizzare quel trattamento.

Facciamo l’analisi del costo della cura:
• costi di gestione: 50€ x 3 ore = 150€
• costi di produzione: 50€ x 3 ore = 150€
• costi diretti: 75€ di provvisorio e 300€ di corona ceramica = 375€
• per complessivi: 150€ + 150€ + 375€ = 675€

Allo stesso modo posso determinare con accuratezza il costo effettivo di qualsiasi trattamento si realizzi nello studio e queste determinazioni risultano indispensabili per costruire un tariffario preciso e rispettoso dei costi e delle risorse che lo studio mette a disposizione dei pazienti.

Tornando all’esempio appena fatto, come potrei avere un migliore controllo della spesa?

Potrei migliorare diverse componenti della cura, per esempio l’organizzazione del lavoro. Supponiamo di riuscire a realizzare la medesima cura, con la medesima qualità ma utilizzando solamente due ore:
• costi di gestione: 50€ x 2 ore = 100€
• costi di produzione: 50€ x 2 ore = 100€
• costi diretti: 75€ di provvisorio e 300€ di corona ceramica = 375€
• per complessivi: 100€ + 100€ + 375€ = 575€
Potrei concordare con l’odontotecnico un nuovo listino che, senza sacrificare la qualità, risulti più conveniente allo studio (per esempio 250€ per la corona e 50€ per il provvisorio):
• costi di gestione: 50€ x 2 ore = 100€
• costi di produzione: 50€ x 2 ore = 100€
• costi diretti: 50€ di provvisorio e 250€ di corona ceramica = 300€
• per complessivi: 100€ + 100€ + 300€ = 500€

Alla fine otterrei una cura di eguale qualità con un costo che passa da 675€ a 500€.

Il tariffario

Se, per ogni cura realizzata dallo studio, determiniamo le tre componenti di costo come visto precedentemente, possediamo un potente strumento per la costruzione del tariffario.
Il prezzo che applicheremo al cliente per ogni singola cura dovrà coprire tutti e tre i costi sostenuti.

Al costo sostenuto aggiungeremo un surplus che si chiama margine.

Il margine rappresenta, in economia, il più importante motivo per cui esiste un imprenditore: una persona che si assume molti rischi e molte responsabilità, che vuole realizzare un sogno ma che è anche gratificato dal compenso economico, cioè dal margine.

Costruendo il tariffario scopriremo che vi sono tre tipi diversi di cure:
• Cure che costano al cliente un importo sufficiente a coprire tutti i costi e a realizzare un margine. Sono la maggioranza delle cure che effettuiamo.
• Cure che costano al cliente più o meno l’esatta cifra che basta a coprire i costi senza realizzare alcun margine. Spesso l’igiene di mantenimento appartiene a questo gruppo di cure, ma anche la pedodonzia rientra facilmente in questa categoria.
• Cure che costano a noi più di quanto non paghi il cliente realizzando una perdita per lo studio. Per esempio, la diagnostica rientra spesso in questo gruppo anche se non viene omaggiata.

Perché è importante sapere quali sono le cure in cui lo studio guadagna e quali quelle in cui va in pareggio o addirittura rimette? Per due precisi motivi. Innanzi tutto perché se realizzassimo solo terapie che pareggiano i costi saremmo meglio identificabili come una onlus e questo non ci è concesso dallo Stato (gli studi di settore non lo permettono).
In secondo luogo perché le perdite che realizziamo con certe cure dovranno essere compensate dal margine che realizzeremo con altre.

Quando costruiamo il tariffario, in realtà, tra i costi non vi sono solo le tre voci dei costi orari di gestione, dei costi indiretti di produzione e dei costi diretti o vivi, ma dobbiamo inserire anche le passività generate dalle cure o dalla diagnostica in perdita.

Dopo aver aggiunto il costo delle perdite, una buona parte delle cure che prima davano margine vengono a trasformarsi in cure in pareggio. Accade così che il nostro tariffario si trasforma in modo che appena poco più della metà delle cure che facciamo realizza, in realtà, un margine.

Da quanto detto discende un’attività fondamentale di un dentista: studiarsi accuratamente il proprio tariffario e appassionarsi nel capire in quali cure realizza un margine e in quali cure accumula perdite. Le azioni correttive verranno da sole!

Avrei dozzine di episodi da raccontare in cui ho profuso grandi energie ed impegno per realizzare cure di altissima valenza con la convinzione di aver ben guadagnato ma di aver scoperto, alla fine, di aver lavorato rimettendoci.

Non ci vuole nulla a sforare nei tempi di esecuzione di una cura, a dover riprendere un’impronta o a dover ritoccare tre volte un’occlusione scomoda.

Da guadagno a perdita il confine è molto labile se non si ha un grande controllo di tutti i fattori.

La corsa ad handicap

Ogni anno, prima ancora di curare il primo paziente, già parti con grandi spese da sostenere:
• Eventuali affitti
• Eventuali leasing
• Stipendi
• Tasse
• Canoni

Prova a pensare alle ferie: lo studio non lavora mentre i costi di affitto o quelli degli stipendi corrono lo stesso.
In pratica, quando cominci a fare la prima cura dell’anno sei già gravato da un sacco di costi da sostenere.

Se vai a vedere bene la tua spesa scoprirai che per interi mesi dovrai lavorare solo per coprire i costi che dovrai sostenere: una vera e propria corsa ad handicap. Sarebbe splendido se riuscissi a compensare l’handicap verso il mese di luglio o in quello di agosto: da quel momento in poi cominceresti a lavorare per te.

Se tendi a spendere inutilmente, l’handicap potrebbe diventare veramente grande e se, malauguratamente, questa situazione raggiungesse il mese di dicembre, avresti lavorato per nulla: non ti rimarrebbe niente in tasca.

Quando prepari il tariffario delle terapie dovresti ragionare allo stesso modo.

Sai che il denaro che pagherà il cliente dovrà interamente coprire i costi di gestione dello studio dentistico e dovrebbe anche generare utili. Cosa accade se la terapia pagata dal paziente non copre tutti i costi? Genererai una perdita.

Poiché siamo in tempi dove il denaro deve essere assolutamente controllato, ne discendono delle azioni:

• Controlla accuratamente la spesa e taglia tutto il superfluo.
• Non vendere terapie che generano perdite (a meno tu non lo faccia per ragioni umanitarie o per beneficienza).
• Piuttosto che lavorare generando perdite è più conveniente non lavorare.
• Il tempo che si libera dal non lavorare inutilmente può essere utilizzato per cose molto importanti: formazione del personale, gestione dello studio, riorganizzazione del lavoro, azioni di marketing, … In pratica tutte le attività strategiche che non avevi mai tempo di affrontare.
• Nel momento in cui scegli di non lavorare per non generare perdite ti accorgerai che potresti tagliare delle spese. Per esempio potresti accorgerti che le tre assistenti che hai sono troppe.
• Il tariffario lo devi aggiornare in modo che copra realmente tutti i costi di gestione dello studio dentistico e non ti devi minimamente preoccupare se la tariffa riesce completamente diversa da quella del mercato dove ti trovi.
• Ricordati che se sai creare un rapporto di fiducia con il paziente, il costo delle cure conta relativamente.

Tratto dal libro “Il dentista di successo” di Daniele Beretta. Per maggiori informazioni sul libro CLICCA QUI

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Scritto da OSM Dental il .

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