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Abbassare le spese dello studio dentistico

ABBASSARE LE SPESE DELLO STUDIO DENTISTICO

Tra le cose che stanno cambiando in modo decisamente imprevisto e imprevedibile la gestione dello studio dentistico c’è l’irrefrenabile aumento delle spese. I costi di manodopera, beni, strumenti, materiali e tassazione stanno aumentando.

E i dentisti che non stanno modificando alcunché della loro gestione vedono salire la spesa. Anche a bocce ferme la spesa cresce. E come minimo bisogna realizzare una crescita di fatturato sufficiente a compensare la spesa aumentata.E’ evidente come uno dei compiti dell’odontoiatra sia quello di abbassare le spese dello studio dentistico.

Visitando altri studi una costante che ho rilevato aprendo i cassetti nell’area clinica è trovarli pieni di strumenti. Solo un’osservazione più attenta rivela che si possono trovare quantità spropositate di materiali e strumenti mai utilizzati. È normale, per un dentista, partecipare a corsi di aggiornamento. Trovo molto meno equilibrato acquistare immediatamente tutti i materiali e gli strumenti usati dal relatore per metterli in un cassetto. Un magnifico esempio di spreco.

Possiamo analizzare la spesa di un dentista in infiniti modi, alcuni anche straordinariamente tecnici e complessi, ma è molto più interessante comprendere le leggi che governano la spesa.

1^ legge: la spesa è buona o cattiva

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È buona quando determina un aumento di fatturato sufficiente a compensarla. È cattiva quando determina un aumento di fatturato insufficiente a compensarla realizzandosi così un minus che si chiamerà perdita. Inutile dire che vi sono spese che non incidono minimamente sulla crescita del fatturato: spese pessime. Se ci fermiamo alla prima legge e analizziamo ogni singola spesa potremo determinare se è buona o cattiva.

Nel mondo odontoiatrico, per esempio, è una buona spesa l’acquisto di materiale implantare. Ogni volta che applichiamo un impianto abbiamo una spesa ma realizziamo un fatturato più che sufficiente a compensarla. Se acquistiamo del materiale composito abbiamo un’altra spesa che si traduce in fatturato che produce margine.

Se assumiamo un’assistente capace, il suo costo viene ampiamente compensato da un aumento di fatturato: spesa buona. Ma se assumiamo un’assistente inetta il fatturato creato non compensa l’esborso: spesa cattiva. Che dire poi se il dentista partecipa ad un corso di aggiornamento acquistando corso, materiali e strumenti per poi non implementare alcunché nelle proprie procedure? Spesa pessima: solo costo senza ritorno.

Già operare gestendo la spesa nei termini della prima legge consente a tutti di contenere enormemente gli sprechi. Una cosa è decidere a priori come sarà la spesa, altra è valutarla a valle quando il danno è stato fatto.

2^ legge: ognuno, persona o azienda, tende a spendere tutto il denaro disponibile

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Il paradosso di questa legge è che ognuno, società e aziende comprese, tara il proprio livello di spesa in modo da consumare tutte le risorse disponibili. Se sono poche si spende poco, se sono tante si spende tanto. La legge ha valore universale e si applica anche agli Stati che, anzi, riescono a spendere ancor di più del denaro disponibile realizzando i cosiddetti deficit. Deficit che vengono finanziati tramite l’emissione di titoli di stato.

Negli studi dentistici la seconda legge è spesso applicata assieme alla prima. Per esempio quando si tiene personale in eccesso perché singolarmente si tratta di persone poco produttive: viene più comodo tenere tre assistenti mediocri che due efficienti. Così lo studio, che possiede disponibilità economica, spende le sue preziose risorse per realizzare una spesa cattiva.

Tempo fa, mi sono trovato in un periodo in cui mi dedicavo a molte attività formative che mi tenevano lontano dallo studio due giorni alla settimana. Coinvolto in progetti di sviluppo e assorbito in riunioni e incontri non dedicavo la giusta attenzione a quello che accadeva nel mio studio. Quando un’assistente capace decise di rinunciare al posto per dedicarsi alla famiglia la sostituii con un’altra molto meno efficiente. Dopo pochi mesi mi resi conto che avevo bisogno di altre mani e assunsi con leggerezza una seconda assistente. Purtroppo anche questa molto lenta e inefficiente. Solo due anni dopo presi in mano la situazione realizzando che non era assolutamente logico tenere due assistenti per sostituirne una.

Analizzai come avevo potuto effettuare un tale terribile ed esoso errore. Il problema era solo mio. Per il quieto vivere, per non aver avuto il coraggio di prendere in mano la situazione, per la comodità di non scontrarmi con la realtà avevo permesso che una spesa assurda erodesse il margine facendo torto allo studio, a me stesso e alla mia famiglia. Analizzato a freddo il problema, avevo visto applicata la prima e la seconda legge insieme. Unica soluzione intelligente: sostituire le due assistenti inadeguate con una sola ma abile. Mi costò molto trovare la forza di licenziare due persone ma era la cosa giusta: stavo correggendo un grave errore.

Poiché la seconda legge è universale c’è solo un modo di contrastarla: creare riserve intoccabili sottraendo denaro dalla disponibilità economica dello studio. In pratica si determina una quota ben precisa del fatturato da accantonare immediatamente appena inizia il mese. La quota accantonata non dovrà essere in liquidità ma in un qualsiasi prodotto affidabile che un bravo consulente ci saprà consigliare. Potrebbe trattarsi di una piccola cifra, quel che conta è che non venga più toccata.
L’esercizio dell’accantonamento dovrebbe diventare il modus operandi in ogni occasione.

3^ legge: la spesa va controllata



Non c’è di peggio che lasciare correre la spesa senza controllo: quasi un corollario della legge precedente. In tutte le cose della vita ciò che non viene controllato finisce, prima o poi, per controllarci. Se non controlliamo la spesa, questa può assumere livelli tali da controllare la nostra vita.

Posso raccontare la storia di un collega che aveva deciso di fare un importante investimento per costruire una piccola clinica odontoiatrica.

Aveva determinato, tramite valutazioni corrette per la situazione economica di qualche anno fa, che l’enorme spesa da sostenere sarebbe stata ampiamente compensata da un consistente fatturato capace di dare un margine molto interessante. Poi accadde che la situazione economica non fosse più tanto rosea e soprattutto, nell’ansia di concludere rapidamente i lavori, che la spesa levitasse ben oltre il previsto. Quando finalmente lo studio fu pronto non c’erano più le condizioni che ne avevano determinato l’ideazione. E, per di più, la spesa era risultata circa un quarto maggiore del previsto. Il collega passò gli anni successivi a pagare mutui e leasing e la sua vita fu terribilmente condizionata dall’enormità del debito.

Storie come queste sono comuni anche quando ci si impegna nell’acquisto di una casa o di un’auto. Quotidianamente sappiamo di persone schiacciate da errori nella valutazione delle spese da sostenere.

La soluzione per gestire senza rischi la spesa è semplicissima: controlla esattamente e a cadenza ravvicinata le spese che effettui. Ciò ti permetterà di sapere quanto esattamente è il tuo margine di azione per ulteriori spese. Se diventa un’abitudine non potrà mai accadere che la spesa ti possa controllare e condizionare. Anzi, accade l’opposto: se hai il controllo della spesa puoi reclutare risorse per investimenti che creeranno nuovo fatturato e prospettive migliori per lo studio e per la tua vita.

Conoscere le tre leggi della spesa è preliminare a più precise valutazioni specifiche. Le spese sostenute da uno studio dentistico possiedono peculiarità che sarebbe bene controllare per costruire il tariffario in modo più ragionato possibile.

I soldi non piovono dal cielo: costano fatica e impegno. Abbi rispetto del tuo lavoro e della tua squadra: non sprecarli. Sprecare denaro non è un problema in sè. Lo diventa dal fatto che per averlo hai dovuto impegnare tempo prezioso della tua vita lavorando.

Tratto dal libro “Il dentista di successo” di Daniele Beretta. Per maggiori informazioni sul libro CLICCA QUI

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Scritto da OSM Dental il .

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