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La comunicazione nello studio dentistico. Come evitare tensioni.

In uno studio dentistico è importante fare una corretta pianificazione delle riunioni, dei colloqui di gruppo e dei colloqui individuali. In quanto ogni ora che viene pianificata ne equivale a dieci di produzione. Se invece non vengono fatte le riunioni, si gestisce tutto con i messaggini e non si affrontano i problemi, si creano molte tensioni, le quali comportano problemi relazionali e problemi con il fatturato.

Ed ecco che ogni persona si rifugia nel proprio angolino dello studio e fa il suo, non comunica con gli altri e lo studio comincia a vacillare, in quanto si moltiplicano i problemi e ogni cosa semplice diventa difficile, perché la soluzione è data dalla collaborazione tra le parti. Ma se queste parti ma se non si riuniscono, non analizzano il problema nell’insieme, ogni persona vedrà una sola parte e agirà su quella, non si vedrà l’insieme del problema e quindi la soluzione.

Facciamo un esempio: Le segretarie vedranno che il problema di riempire l'agenda è data dalla poca disponibilità dei dentisti, i dentisti vedono che l'impossibilità di gestire l'agenda e data dalla difficoltà di trovare altro personale, l’addetto alle selezioni, il quale può essere un consulente esterno, vedrà che la difficoltà di trovare personale è data dalla mancanza di un piano incentivi, la mancanza di un piano incentivi può essere dato dal fatto che non si sa come fare e mancano i pazienti, i pazienti mancano perché non c’è il reparto marketing e su questa scia potrei continuare.

Questo per dire che così facendo ognuno vedrà solo una piccola parte delle cose che non gli competono, se invece si fanno le riunioni di gruppo e in quel caso partecipa anche il consulente OSMD, o una persona esterna,  si riuscirà a vedere l'esatto meccanismo che governa le cose all'interno dello studio. In quanto per risolvere un problema, dobbiamo vederlo all'interno del processo che va dall'inizio alla fine.

È logico che se non sai dove andare e non hai creato una strategia, ogni riunione risulterà come uno scontro infuocato tra le assistenti, le segretarie ed i dottori. Le riunioni devono essere fatte anche se il personale è esiguo, anche con due persone vanno fatte le riunioni. In quanto la corretta visione delle cose, l'indicazione di una meta, cioè di dove dobbiamo andare e l'impostazione della corretta strategia, ci permette di fare quelle scelte giuste utilizzando le risorse che abbiamo a disposizione. In questo caso il lavoro diventa semplice, efficace e le ore diventano molto produttive. Se invece non si vogliono fare le riunioni perché dopo la prima riunione, si è già visto risultato, agenda piena e pagamenti anticipati ad esempio  e si vuole passare tutto il tempo in produzione, si comincerà a ritornare allo stato iniziale ma con problemi doppi.

Cosa fare:

1- stabilire incontri giornalieri di 20 minuti al mattino con l’ordine del giorno. Fallo anche se al momento non hai uno staff a tempo pieno, lo creerai in seguito, nel frattempo instilli l’abitudine. Così parlerete della gestione delle vendite della giornata, di come gestire i pazienti difficili ecc. Potete anche servire bevande calde come tè e caffè. Alcuni fanno anche la colazione in studio recuperando la mancata colazione a casa, c’è chi porta le brioche. Lo hanno fatto per un periodo, nella fase iniziale, poi si sono organizzati con i tempi. Una cosa interessante che mi dicevano che era molto gradevole al mattino salutarsi con un bel buongiorno, bersi un caffè e coordinarsi, la descrivevano come una piacevole routine che crea il buonumore.

2 - pianificazione di mezza giornata settimanale da parte del titolare, dove guarda i conti, la produzione, le statistiche e si occupa di strategia. In questa riunione devi già sapere dove devi andare, devi avere le statistiche, tante, e devi sapere  qual è la capacità massima produttiva del tuo studio.

3 - riunione mensile con lo staff. Una volta che hai capito dove devi andare ed hai strutturato il percorso, sai quanti persone sono necessarie, dovrai informare il tuo attuale staff  a che punto siete del percorso che avete stabilito. In questa riunione mensile, inoltre dovrete dare dei riconoscimenti a quelle persone che hanno portato un contributo, ad esempio la segretaria che ha favorito i maggiori incassi, l'assistente che ha gestito al meglio la sala aumentando la produttività, il dottore che ha creato pazienti contenti ecc. Scoprirai che ci sarà sempre qualcuno che avrà fatto qualcosa che merita di essere lodato davanti agli altri. Sarà anche un momento per individuare quali sono quelle problematiche che devono essere sistemate. Ogni problema affrontalo con uno stile molto garbato ed educato e verrà trovata anche la soluzione. Evita di affrontare tutto di pancia, ti consuma e crea tensioni.

In questo modo avrai uno studio con un obiettivo chiaro, un'impostazione chiara e persone serene. Il tuo fine settimana sarà diverso, perché non dovrai pensare ai problemi che hai nello studio e quindi al lunedì sarai contento di andare a lavorare.

Viceversa se non fai riunioni e pensi solo alla produttività, sarai sempre arrabbiato, gestirai i problemi con WhatsApp e altra messaggistica istantanea, la quale creerà cattivo umore, comportando una mancata visione della soluzione al problema e le persone migliori andranno via.

La soluzione quindi è data da una corretta pianificazione. Se hai bisogno di una mano per portare avanti una corretta pianificazione rivolgiti alla nostra struttura, in quanto abbiamo già un sistema che comporta dei risultati e delle statistiche che ti possono aiutare. Siamo a disposizione. E Con questo ti auguro buon lavoro.

Articolo tratto dalla rubrica di Nicola Pavan, Titolare di OSM DENTAL.

Se vuoi approfondire l'argomento puoi prenotare una consulenza gratuita o acquistare il libro di Nicola Pavan "I 7 PILASTRI DELLA GESTIONE DELLO STUDIO DENTISTICO".

 

Scritto da OSM Dental il .

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