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Come gestire la segreteria dello studio dentistico?

La segretaria è il vertice di tutte le operazioni che rendono più o meno efficiente uno studio dentistico.

 

 

Per comprenderlo appieno bisogna partire dall’organizzazione standard della maggior parte dei dentisti che operano nel settore.

Da uno studio ANDI del 2016 operavano in Italia 4000 odontoiatri, che prestavano la loro opera in 30 mila studi dentistici di varia natura, con poco più di 2500 di loro organizzati in forme societarie.

Questo significa che, ad oggi, il dentista standard opera con una o al massimo due assistenti alla poltrona e collabora in modo più o meno occasionale con un’igienista e magari un paio di collaboratori esterni che lavoravano nel suo studio alcuni giorni alla settimana.

La segretaria, quindi, è vista come un optional, un lusso eccessivo in tempo di crisi.

Il binomio frequente è quello che vedi qui sotto:

 

LAVORO= ODONTOIATRA + ASSISTENTE

IGIENISTA/SEGRETARIA = OPTIONAL

 

Il ragionamento invece, va invertito seguendo un’latra linea di pensiero:

 

LAVORO = ODONTOIATRA/IGIENISTA

SEGRETARIA = + LAVORO PER TUTTI

 

Fatti una semplice domanda: quanto vale il tuo tempo in poltrona?

Prendi carta e penna e fai un calcolo. Prendi quello che hai prodotto in media nell’anno precedente e, tolto quello che hai fatto fare a collaboratori esterni e all’igienista, avrai la tua produzione mensili.

Ora, giusto per andare avanti con l’esempio, proviamo a vedere quello che accade in una giornata standard con il modello dentista + assistente, senza segretaria.

Apertura alle 9.00, chiusura alle 13.00. Pausa pranzo, si riapre alle 15.00 e si chiude alle 19.00.

Otto ore totali di lavoro, con un riunito operativo.

Ora, in questo contesto generale, oltra che la cura effettiva tu dovrai:

  1. Fissare gli appuntamenti
  2. Presentare preventivi
  3. Discutere le modalità di pagamento
  4. Ritirare l’incasso
  5. Chiedere il saldo
  6. Sentire le lamentele

Tutto questo è tempo “morto” (inteso come improduttivo) per te, e ti ruberà almeno la metà di quelle 8 ore giornaliere.

In assenza di una segretaria, stai producendo solo il 50% di quello che potresti se avessi la mente sgombra da queste incombenze.

Ora prova a pensare di avere una segretaria dedicata, adeguatamente formata e preparata ad hoc per gestire tutte queste attività mentre hai una seconda assistente clinica che ti prepara un secondo riunito mentre stai lavorando sul paziente precedente.

A questo punto le tue ore produttive in poltrona passano da 4 ad 8, raddoppiando le possibilità di guadagno e ripagando ampiamente lo stipendio della segretaria.

Quali sono quindi le attività di una segretaria?

  • Database pazienti
  • Gestione agenda (e renderla produttiva!)
  • Telefonate
  • Fidelizzazione del paziente
  • Promozione
  • Gestione del paziente problematico
  • Coordinamento del personale e protocolli
  • Cantabilità e statistiche

Visto quanto è importante la Segretaria? Non solo è indispensabile per te averne almeno una, ma sarà tua responsabilità darle tutti gli strumenti e la formazione necessaria per poter davvero guadagnare molto più tempo e più soldi!

 

Tratto dal libro “SEGRETARIA DI STUDIO DENTISTICO VINCENTE”, scritto dal Dr. Pinuccio Massaiu, Tiziana di Fraia e Milena Tiana, segretarie dello studio Massaiu di Sassari.  Per maggiori informazioni sul libro CLICCA QUI

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Scritto da OSM Dental il .

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