Le Procedure all'interno dello studio dentistico

Oggi le procedure di acquisto sono cambiate, lo vediamo anche quando andiamo ad acquistare dei beni di consumo, in quanto non andiamo più nei negozi a fare giri a vuoto, guardiamo sul web quello che ci interessa, scopriamo se c'è qualche negozio vicino a casa che lo vende, prenotiamo l’appuntamento e poi andiamo a perfezionare l’acquisto.

Se questo articolo invece non è presente, lo compriamo direttamente online, oppure chiediamo una consulenza online per poi fare un pagamento e poi avere la merce in
cambio. Possiamo dire che i nostri comportamenti di consumo sono normalmente cambiati rispetto a 10 anni fa. Quindi, avendo stabilito che il consumatore è cambiato e costatando che anche le nostre abitudini di spesa sono cambiate, non ci resta che analizzare il nostro sistema di vendita.

La domanda da farsi sul sistema di vendita è innanzitutto capire se hai un sistema di vendita e se questo sistema di vendita è stato aggiornato oppure no. Per saperlo devi considerare come erano i tuoi acquisti quando l’hai impostato.

Devi capire che oggi la gente non gira più a vuoto e chi lo fa non è un paziente idoneo. Inoltre oggi i costi di gestione sono veramente importanti e tutte le azioni devono essere mirate. I vecchi modelli organizzativi sono troppo onerosi ed ingestibili per cui bisogna ottimizzare tutto. Serve un modello organizzativo basato su procedure e numeri.

In questo articolo andremo a vedere alcune aree delle procedure da creare.

Partiamo con il chiarirci cos’è una procedura. La procedura è un modo di procedere per ottenere un determinato risultato.

Quindi mentre facciamo le procedure dobbiamo anche fare un’altra cosa: la raccolta di dati che poi verranno inseriti nei programmi informatici.
Una volta impostato il lavoro tutto sarà molto più semplice.
Procediamo dunque nella nostra indagine iniziale e analizziamo alcune aree.

PROCEDURA MARKETING
Esiste un ufficio marketing o lo devo creare. In ogni caso dovrò creare delle procedure.
Guardando la mappa mentale posso creare queste prime procedure
• Procedure web: google, social, video e Youtube
• Procedura Marketing interno. Ad esempio ne posso creare una per coinvolgere i genitori dei piccoli pazienti o i nonni a prendersi cura della loro salute dentale.
• Procedura per la creazione di materiali informativi e contenuti, gadget

PROCEDURA VENDITE
• Presentazione dei piani di cura con l’utilizzo di immagini accompagnate da un linguaggio chiaro al paziente.

PROCEDURA SEGRETERIA
• Gestione agenda
• Gestione richiami
• Accoglienza

PROCEDURA AMMINISTRAZIONE
• Tariffario con le marginalità per ogni prestazione
• piano finanziario
• statistiche

PROCEDURA AREA CLINICA
• Assistenti (preparazione materiali, preparazione vassoi ecc.)
• Igienisti (comunicazione paziente ecc.)
• Dentisti (ne sono presenti molte e il titolare ne creerà molteplici per delegare il lavoro)

PROCEDURE RISORSE UMANE
• Riunioni singole
• Riunioni di gruppo
• Formazione clinica
• Formazione extra-clinica

PROCEDURA PIANI CARRIERA
• Dentisti
• Assistenti
• Segretarie
• Igienisti

Una delle attività del consulente Osm Dental consiste nel creare un organigramma, creare delle procedure, scrivere dei mansionari e raccogliere dati ed elaborare statistiche, oltre a tutta l’attività nell’ambito delle risorse umane che tratteremo in altri articoli.

Questo lavoro permette al titolare di erogare cure con un'alta marginalità, eliminare gli sprechi, avere un team felice e produttivo eliminando tutte quelle situazioni di tensione dovute ad un'organizzazione non strutturata.

Nei prossimi articoli andremo ad approfondire altre tematiche relative alla gestione extra-clinica dello studio dentistico. 

Questo articolo è stato scritto da Nicola Pavan, titolare e socio OSM Dental, autore del libro "I 7 Pilastri della gestione dello studio Dentistico", il quale da anni aiuta i titolari di studio dentistico ad ottenere risultati concreti e misurabili.

Vorresti arrivare ad avere uno studio ben organizzato con un team felice ed erogare cure di alto valore? 

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OSM Dental è una costola di Open Source Management e pertanto si fonda sugli stessi principi di quest’ultima; identificando le azioni vincenti degli studi odontoiatrici italiani che oggi crescono, distribuisce questa conoscenza in modo efficace e pratico.