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L'Agenda: Elettrocardiogramma dello Studio Dentistico

L’agenda è l’elettrocardiogramma della vita dello studio.

Insieme al database è tra gli strumenti amministrativo-gestionali principali per lo studio dentistico. Questa ricopre un ruolo determinante nell’organizzazione del lavoro, dato che vi si può segnare ogni aspetto importante della vita di una persona così come dell’attività economica.

Qualsiasi azienda, dalla piccola alla più grande, ha la necessità di un luogo fisico o digitale dove immagazzinare tutte le attività programmate per le settimane o i mesi successivi. Il nostro studio è – per lo stato- un’azienda e si deve equipaggiare di conseguenza.

Esistono vari tipi di agenda:

  • Agenda cartacea: è quella basilare in cui si segnano solo i nomi dei pazienti con gli orari dei loro appuntamenti in studio.

Limiti: ogni caso va scritto a matita, perché se diventa necessaria una modifica (spessissimo nella pratica quotidiana) questa va annotata a mano, cercando di non rendere allo stesso tempo incomprensibile il tutto a causa di cancellature.

  • Sicuramente i sistemi digitali sono molto più performanti, facilmente aggiornabili e ci permettono di realizzare sistemi che, già dal primo colpo d’occhio, aiutano ad avere una visione d’insieme di quanto avverrà in studio durante la giornata.

Noi abbiamo adottato un sistema in cui utilizziamo vari colori per suddividere le diverse attività e gli impegni della giornata. L’importante è che lo schema sia chiaro all’intero staff.

Altro aspetto importante è la suddivisione e l’organizzazione del tempo. La nostra agenda è divisa in cicli di 15 minuti (quindi si avranno le 08.00, le 08.15, le 08.30, fino a chiudere il giorno alle 20.00).

Nella routine dello studio esistono anche piccoli controlli da 15 minuti e sarebbe uno spreco riempire mezz’ora per un controllo, quando dopo 15 minuti il medico e l’assistente avrebbero finito.

Ricordiamoci sempre che una perdita di tempo è per lo studio una perdita di potenziale ricchezza e non possiamo permettercela!

Creare un’agenda produttiva

Una funzione fondamentale della segreteria è quella di ottimizzare l’agenda. Un’agenda ottimizzata è in grado di generare un flusso di cassa positivo all’interno dello studio durante la giornata lavorativa.

L’agenda produttiva nasce dalla nostra abilità di sistemare gli appuntamenti corposi, alternandoli alle piccole operazioni di routine che sono invece gratuite o quasi, in modo da mantenere un rendimento costante.

Un controllino di 15 minuti, ad esempio, deve sempre essere affiancato da interventi più importanti, come protesi o impianti. Non ingolfare l’agenda del dentista con una marea di piccole micro-attività, ma organizzala in modo che questa moltiplichi al massimo le capacità cliniche del dottore, convertendole in denaro.

Ricordiamoci infatti che la stabilità e la sicurezza del nostro lavoro nascono dal benessere dello studio, e noi svolgiamo, in quanto fulcro organizzativo e amministrativo, una parte molto importante.

Un trucco per saper organizzare un’agenda produttiva è quello di fare un po’ di esperienza – almeno per un paio di mesi – nell’area clinica dello studio, come assistente.

Questo è il modo migliore per fare proprie le procedure, le prestazioni, i materiali, i tempi degli interventi e il loro costo, tutti elementi preziosissimi – ve lo assicuriamo! – per saper poi gestire la pianificazione e la strutturazione dell’agenda.

Cosa si scrive in agenda?

Non fare l’errore che commettevamo noi molti anni fa, quando ancora avevamo solo l’agenda cartacea.

Non limitarti a riportare solo nome, cognome e orario dell’appuntamento. Scrivi anche che tipo di operazione verrà seguita. Il motivo è molto semplice: quello di dare al dottore il tempo di studiare in anticipo il caso.

Ci spieghiamo meglio: ogni sera, prima di andare via dallo studio, stampiamo al dottore l’agenda del giorno dopo, con tutti questi dati segnalati – se avremo fatto bene il database, avremo ancora meno problemi – in modo che possa studiare le operazioni da fare già dalla sera ed esser pronto il giorno dopo, senza sorprese o improvvisazioni (improvvisare fa perdere al paziente tempo e denaro, ma soprattutto fiducia, quando si accorge di una eventuale scarsa professionalità).

Altro elemento importante, soprattutto se in studio siete più di tre persone a lavorare, è quello di riportare chi ha segnato l’appuntamento (noi utilizziamo le iniziali del nome).

Questo per stabilire la responsabilità di chi lo ha fissato e che avrà il compito di verificare, il giorno precedente all’intervento (soprattutto se si tratta di una prima visita o di un intervento importante o complesso), che il paziente confermi la sua presenza e quindi metta “ok” con la sigla.

Come tutti voi saprete, non è simpatico quando veniamo “bruciati” da un paziente e, a maggior ragione, quando il Dottore si era preparato un appuntamento impegnativo. Grazie alla nostra organizzazione cerchiamo di ridurre al minimo questa possibilità e l’agenda ci dà una grossa mano.

Questo sistema di check è veramente utile e vi permetterà di ottimizzare ogni momento d’attività dello studio, soprattutto se abbinerete all’agenda e al database un altro documento dove segnerete i pazienti con delle urgenze, che potrete contattare per coprire anche i pochi casi che sfuggiranno al vostro sistema di gestione o che, magari, hanno disdetto all’ultimo minuto.

Nell’agenda noi non riporteremo solo gli appuntamenti, ma anche i corsi di aggiornamento, le riunioni, gli eventi, gli appuntamenti extra clinici del Dottore e perfino le ferie. In questo moro inseriamo tutte le informazioni necessarie alla gestione organizzativa dello studio, pianifichiamo meglio ed evitiamo gli imprevisti.

 

Tratto dal libro “SEGRETARIA DI STUDIO DENTISTICO VINCENTE”, scritto dal Dr. Pinuccio Massaiu, Tiziana di Fraia e Milena Tiana, segretarie dello studio Massaiu di Sassari.  Per maggiori informazioni sul libro CLICCA QUI

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Scritto da OSM Dental il .

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