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Finalità 3.2
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Segretaria Front-office: il Filtro dello Studio Dentistico

Quello in segreteria è un ruolo fondamentale in uno studio odontoiatrico. Infatti chi ricopre questo ruolo professionale, non solo ha il compito di gestire lo studio dentistico, ma lo rappresenta nel primo impatto con il pubblico.

Nel ruolo di receptionist il comportamento dominante della segretaria è basato sul sorriso, l’equilibrio, la disponibilità e l’educazione.

Un sesto senso va sviluppato per capire chi si ha davanti senza recitare la parte, cosa che verrebbe istantaneamente intuita e decisamente vissuta come sgradevole.

In pratica l’attitudine alla comprensione e alla comunicazione sono doti imprescindibili per il ruolo di segretaria di studio dentistico.

N.B. La prima bella impressione si fa al telefono!

Alla telefonata, la receptionist dovrebbe classificare immediatamente la richiesta e muoversi di conseguenza:

 

  • Se è una richiesta di prima visita assegna l’appuntamento il prima possibile raccogliendo il maggior numero di informazioni sul disagio che ha condotto l’ospite da noi.

 

  • Se è una richiesta per una situazione di urgenza, la segretaria dovrà capire molto bene il disagio per poterlo graduare e decidere quale spazio tampone precedentemente lasciato libero in agenda sia adatto per quello specifico paziente.

 

  • Alcuni possono chiamare per ricevere un consulto o un parere su trattamenti che stanno eseguendo altrove o su patologie complesseAltri chiamano per consulenze specialistiche collegate a specifiche branche come l’ortodonzia, la gnatologia o la medicina estetica. Nonostante la vasta casistica la segretaria organizzata ha già preventivamente lo spazio giusto e adatto al caso in agenda.

 

  • La segretaria comunicherà al chiamante, assieme alla data e all’ora dell’appuntamento, l’importanza di portare con sé eventuale documentazione clinica pregressa ed esami recenti. Comunicherà infine il costo della visita con grande tatto formulando una specifica domanda: “Gradisce conoscere il costo della visita?”.

 

Quando il nostro ospite varcherà la soglia dello studio, la receptionist si avvicinerà sorridente e lo farà accomodare.

Tutte le formalità burocratiche preliminari dovrebbero avvenire con calma, serenità ed efficienza e la segretaria addetta dovrebbe dedicare tempo e attenzione affinché l’ospite si senta subito a suo agio.

Il modo con cui la receptionist si relazionerà in questa fase dovrà rappresentare esattamente la filosofia dello studio e i valori dominanti della mission si dovranno percepire chiaramente.

Sarebbe controproducente se dentista e segretaria trasmettessero segnali contraddittori sui valori che rappresentano lo studio comportandosi o comunicando in modo scoordinato o differente.

Analogamente alla segretaria, anche il medico dovrà presentarsi al nuovo venuto mantenendo un comportamento idoneo e coerente con la mission, i valori dichiarati e le regole di educazione e bon ton.

Tratto dal libro “Il dentista di successo”, scritto dal Dr. Daniele Beretta, titolare della Clinica Del Sorriso di Torreglia (PD).  Per maggiori informazioni sul libro CLICCA QUI


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Scritto da OSM Dental il .

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